صاحبنظران(سعادت، ۱۳۸۲،۳۰۷( و(سید جوادین، ۱۳۸۳،۳۷۷)، در تبیین تلقی‌های موجود از انضباط سه تعریف را ارائه داده‌اند:
الف- قدرت تنبیه کارکنان خاطی که باید در سازمان وجود داشته باشد تا بتوان از طریق آن کارکنانی را که قوانین و مقررات اداری را زیر پا می‌گذارند تنبیه نمود.
ب- رفتار منظم و مرتب برآمده از جو و شرایط خاص سازمان که کارکنان را ملزم می‌کند تا رفتاری معقول و مقبول و در چارچوب قوانین و مقررات است را درپیش گیرند .
ج- ابزاری در دست سرپرست برای وادار کردن کارکنان به اصلاح رفتار نامطلوب و اتخاذ رفتاری مناسب و مطلق با استانداردهای وضع شده در سازمان.
انضباط به معنای وضعیتی در سازمان که در آن کارکنان براساس استانداردها و مقررات پذیرفته شده رفتاری عمل کنند. در این حالت اگرافرادی بخواهند خلاف مقررات عمل کنند باید تنبیه شوند. عدم حضور بموقع در محیط‌کار، غیبت، رفتار نامناسب در محیط‌کار و در خارج از محیط کار تقلب و خیانت در امانت از این قبیل‌اند. در نظر ایشان اقدامات انضباطی باید اولا جنبه اصلاحی داشته باشد تا تنبیهی، ثانیا به تدریج باشد و ثالثا از قاعده نجاری رایج تبعیت کند(دیسنزو و رابینز،۲۰۰۵،۴۷۸).
همچنین انضباط در سه سطح فردی،تیمی و مدیریتی قابل تحلیل است .خود انضباطی و خودکنترلی مفاهیمی برآمده از ارزشهای فردی، مهارتها، آموخته‌ها و میزان قدرت شخصیت افرادند. انضباط تیمی براساس وابستگی‌های دو جنبه و اعتماد و احترام در سیستم بوجود می‌آید. انضباط مدیریتی وقتی معنی می‌یابد که افراد در تیم نسبت به رهبر سیستم مسئولیت‌پذیر و پاسخگو باشند. دراین صورت رهبر، هدایت‌کننده و مسئول رفتار افراد در سیستم خواهد بود(گورنلیوس،۱۹۹۹،۱۷۸).
فنلی با بهره گرفتن از سبک مدیریت و نوع اقدام مدیران چهار رویکرد به مفهوم انضباط کارکنان را به شرح جدول ۱ معرفی کرد.
جدول ۲‑۱ گونه شناسی انضباطی کارکنان (۱۹۹۸،Fenely)
| اقدام Practice)) | (style) سبک مدیریت | |
| سخت(Hard) | نرم(Soft) | |
| خوب(Good) | تنبیهی (شیر)(lion) | اصلاحی (فیل)(elephant) |
| بد(Bad) | خودسرانه (بوفالو)(Baffalo) | بی خیال (گورخر)(Zebra) |
در نظر فنلی مدیران گاه در مواجه با تخلف کارکنان همچون شیری غران، با کمترین ملاحظه و البته براساس قانون با افراد متخلف برخورد می‌کنند. در این تلقی از انضباط مدیر با سبک مدیریت سخت و با اقدامی شایسته عمل می کند. البته مدیرانی هم هستند که دارای سبک مدیریتی سخت بوده، از قانون تبعیت نمی‌کنند و بی‌محابا با متخلفان برخورد می‌کنند. در نظر فنلی این افراد مثل دسته بوفالوها عمل می‌کنند که گاه بصورت پیش‌بینی نشده‌ای حمله‌ور شده و همه‌چیز را از بین می‌برند. در مقابل برخی مدیران به ظاهر منعطف، با متخلفان هیچ برخوردی ندارند و یا اساسا قدرت قانون گذاری ندارند. ایشان چشمهای خود را بر همه چیز بسته‌اند و متخلفان را به حال خود رها کرده‌اند. چنین مدیرانی به گورخرها تشبیه شده‌اند، نوع چهارم رویکرد مدیران به مفهوم انضباط، براساس سبک مدیریتی نرم و البته با عملکردی مناسب و شایسته است. این مدیران همچون فیل آرام و البته مقتدرند. ایشان فرصت اصلاح را به دیگران می‌دهند و مرحله به مرحله ولی استوار حرکت می‌کنند(فنلی،۱۹۹۸،۳۵۹). با بررسی‌های صورت گرفته مشخص شد که سه تلقی رویکرد پیشین، رویکرد تدریجی و رویکرد مثبت از انضباط به منزله رویکردهای عمده به انضباط طرح شده‌اند که بیشتر مورد توجه محققان قرار گرفته‌اند(جانسون،۲۰۰۵،۴۱).
رویکرد پیشین به انضباط کارکنان بر قدرت وتنبیه تاکید دارد. در این سیستم مدیریت هرگاه تخلف از خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و قوانین را از کارکنان مشاهده نماید به برخورد مستقیم با آن می‌پردازد. براساس این رویکرد، انضباط به مفهوم تنبیه مشخص، درقبال فعل خلاف برای حفظ سنن گذشته در سازمان و حفظ قدرت است. مفروض این رویکرد بر این پایه استوار است که رفتار نامناسب گذشته، دلالتی بر امکان بروز رفتار آن‌چنانی در آینده است و برای محدود ساختن امکان بروز چنین رفتاری و کاهش احتمال بروز آن در آینده با تنبیه اعمال می‌شود. دراعمال تنبیه به مواردی همچون عزت‌نفس و حق اعتراض به رویه دادرسی توجه نمی شود.
رویکرد تدریجی که رویکردی به روزتر است واژه تنبیه فیزیکی توسط واژگانی همچون تدریج، رای به طریق حکمیت، حل تعارض و رویه مطالبه حق جایگزین شد. در این رویکرد به احساسات و عواطف مدیر و سرپرست در اداره امور کارکنان، خط‌مش‌های دولت در امور اتحادیه‌ها و روابط کار و بحث های مرتبط با عدالت، توجه جامع و عقلانی‌تری صورت گرفت. در این رویکرد به افراد خاطی فرصت داده می‌شود تا رفتار نامناسب خود را به تدریج تصحیح نمایند. اگر فرد به رفتار نامناسب خود ادامه دهد، میزان تنبیه افزایش می‌یابد(لاست،۲۰۰۲،۱۲۶). در رویکرد تدریجی به انضباط کارکنان، زمان به مثابه ظرفیتی برای اصلاح تخلف، مدنظر قرار می‌گیرد. معمول در اولین بار که فرد خاطی قوانین سازمانی را نادیده می‌گیرد فقط تذکر شفاهی دریافت می‌کند .درصورتیکه رفتار خود را ادامه دهد شرایط برای او سخت‌تر می‌شود. بدین‌نحو که تذکر کتبی و یا حتی تعلیق در انتظار او خواهد بود. رویکرد تدریجی در انضباط کارکنان معمول‌ترین شیوه اقدام انضباطی است که در
آن مجموعه‌ای از اقدامات مداخله‌ای متناوب از طرف مدیر برای اصلاح رفتار نامناسب صورت می‌گیرد. فرصت اصلاح در سیستم انضباطی تدریجی معول ۳ تا ۵ گام دارد که معمول‌ترین آنها ۴ مرحله‌ای است و شامل اخطار شفاهی، اخطار کتبی، تعلیق و اخراج است(گومز،۲۰۰۱،۴۷۲).
رویکرد مثبت به انضباط کارکنان همانند رویکرد تدریجی گام‌های مذکور مرحله به مرحله طی می‌شوند لکن اقدام تنبیهی با جلسات مشاوره بین کارمند و سرپرست جایگزین می‌شود. این جلسات با هدف آگاهی فرد از گذشته خود و تلاش برای اصلاح رفتار نادرست وی برگزار می‌شود ودر این رویکرد به جای متهم‌کردن فرد ، تلاش می‌شود در یک فضای همکاری و مساعدت مشکل حل شود. در این رویکرد نقش سرپرست از حاکم به مشاور تغییر می‌یابد. این رویکرد بر سه رکن تاکید دارد: اعتماد بین مدیر و کارمند، ارتباط باز مدیر و کارمند و مشارکت کارمند در فراگرد انضباطی. دیک‌گروت پیشنهاد داده است که نظام مثبت می‌تواند تغییر عادت را جایگزین تنبیه نماید، براین اساس بهترین نظام انضباطی، نظامی است که در آن هیچ گونه تنبیه و اقدام انضباطی وجود نداشته باشد(گروت،۲۰۰۶، ۱۲۵)
از مجموع تعاریف، انواع و اهمیت انضباط در منابع مختلف، یک نکته مشترک را می‌توان استنباط کرد: انضباط به معنای عام آن هدف نیست، بلکه وسیله و ابزاری است برای رسیدن به هدفی برتر به نام نظم. «انضباط هنجار است؛ درحقیقت میزان و خط‌کشی است که با آن رفتارها سنجیده می‌شود و برآیند آن نظم موجود در یک سازمان و جامعه است»(صارمی،۱۳۸۴).
یکی از فواید به کارگیری هر ابزاری، افزایش سرعت، حصول اطمینان از کارکرد دستگاه و کاهش انرژی مصرفی در افراد است. پس انضباط را می‌توان راه و روشی برای کاهش هزینه‌های اضافی در سازمان‌ها تلقی کرد. مدیران پس از صدور دستور باید اطمینان خاطر داشته باشند که دستورشان تا به آخر و مطابق نظر آنان و بدون کم و کاست اجرا می‌شود. به این جهت مدیران ابزار گوناگونی را برای حصول اطمینان از سیر درست انجام امور سازمان به کار می‌گیرند؛ مانند به کارگیری دستگاه‌های کنترل و نظارت ، اما کم هزینه‌ترین این ابزار انضباط است و این قاعده در تمامی سازمان‌ها و حتی امور روزمره نیز جاری است و آیین‌نامه انضباطی، دستورالعمل اجرایی انضباط می باشد .در اغلب متونی که با مدیریت منابع‌انسانی ارتباط دارند، انضباط مترادف با دیسیپلین به مفهوم تنبیه آورده شده و توصیه گردیده که از این ابزار تنها زمانی استفاده شود که سایر اقدامات مثبت و تشویقی با شکست مواجه شده باشند (استراوس،۱۹۶۰،۲۸).
مفهوم انضباط، هم در مفهوم لغوی و هم در تعاریف مربوط به رفتارانسانی، دو بعد یا دو جنبه داشته است. در لغت، معانی کنترل، مچ‌گیری و تنبیه، بعد منفی آن و معانی نظم، ترتیب، تصحیح و تشویق بعد مثبت آن است.
در رفتارسازمانی نیز انضباط را می‌توان از دو جنبه مثبت و منفی تعریف کرد (میرزایی اهرنجانی،۱۳۷۷،۳۱۳).
انضباط مثبت یا بازدارنده[۸۸] عبارت از اقداماتی است که کارکنان را به رعایت قوانین و مقررات و استانداردهای سازمان و مدیریت تشویق کرده، از این طریق از بروز مشکلات انضباطی ممانعت می‌کند. هدف اصلی از به کارگیری این نوع انضباط، تشویق کارکنان به رعایت قوانین و مقررات سازمان و مدیریت و ایجاد حس خودکنترلی در آنان است.” انضباط منفی یااصلاح کننده[۸۹] ” عبارت است از اقداماتی که در مورد کارکنان خاطی که قوانین و مقررات و استانداردهای سازمان را رعایت نکرده‌اند، اعمال می‌گردد. هدف این نوع انضباط، بازداشتن کارکنان خاطی از بی توجهی به قوانین سازمانی و اصلاح رفتار آنان است(وردر و دیویس،۱۹۸۹،۴۴۷).
نظریات و رویکردهای انضباط
در اکثر نظریه‌های غربی متأسفانه عمدتاً بر جنبه‌های منفی انضباط تأکید شده و به ویژه در مدیریتهای کلاسیک و نئوکلاسیک عمدتاً از انضباط به عنوان عامل بازدارنده، نه تربیتی، استفاده‌شده است (بیچ و دیل،۱۹۶۶،۶۰) .
هابز و آگوست کنت[۹۰]
تأکید بر برخورد شدید و بدون ملاحظه با کارکنان خاطی «رویکرد پیشینی به انضباط کارکنان»، تداعی‌کننده انسان‌شناسی هابز و جامعه‌گرایی آگوست کنت است که قرن‌ها به مثابه یک گفتمان غالب درتفکر غربی وجود داشته و تحت تأثیر تلقی مسیحیت تحریف شده از سرشت انسان است. در این نوع تلقی انسانی موجود بالذات پلید است که باید تحت ارشادات انسان‌های برجسته «بخوانید مراد، کشیش، حکومت، مالک، مدیر» رام شود (کوزر،۲۳،۱۳۷۲).
مارکس و دورکیم[۹۱]
برخورد تدریجی با کارکنان خاطی و جامعه‌پذیرکردن ایشان، تا حد زیادی تحت تأثیر جنبش‌های کارگری و مطالبات ایشان خصوصاً در دهه ۱۹۳۰ میلادی و در راستای تفکر طبقاتی مارکس و توجه به جامعه‌پذیری دورکیم و تحلیل‌های شناخت‌گرایان در روان‌شناسی بوده است (کوزر،۷۵،۱۳۷۲).
تیلور[۹۲]
تیلور بعنوان پدر مدیریت علمی شناخته می‌شود. نظریه‌ی وی به دنبال افزایش تولید از طریق بهبود کارایی کارگران است (وروایی،۱۳۹۰،۴۴۰). در این راستا، نظریه‌ی وی دو راه را پیشنهاد می‌کند:
