• مرتبط ساختن یا تخصیص هزینه های مستقیم و غیرمستقیم با فعالیت های خاص.

۲-۱۴-۴- ضرورت استفاده از هزینه یابی بر مبنای فعالیت
سامانه های سنتی هزینه یابی، حسابداری هزینه ها را بر حسب انجام هزینه ها جمع آوری و نشان می دهند، اما نمی توانند بین مصرف منابع و نتایج بدست آمده به صورت مستقیم یا غیرمستقیم ارتباط برقرار کنند. اکثر مدیران نیز به همین دیدگاه عادت دارند و تنها به جمع مخارج دستگاه خود توجه دارند و سامانه حسابداری نیز که در همین جهت شکل گرفته است موجب تقویت دیدگاه اینگونه مدیران می شود حسابداران و مدیران باید دیدگاه خود را تغییر دهند و به جای اندازه گیری خارج بر حسب منابع به اندازه گیری هزینه ها بر حسب نتایج بدست آمد (بازده) روی آورند. زمانی که اطلاعات حسابداری نه تنها از منظر منابع صرف شده بلکه از منظر نتایج بدست آمده یعنی هزینه فعالیت ها، هزینه فرآیندهای درون فعالیت ها و هزینه واحد و کل نتایج حاصل از فعالیت ها در اختیار مدیران بخش عمومی قرار گیرد، مبنای معتبرتری برای تصمیم گیری در اختیار خواهند داشت.

سامانه هزینه یابی بر مبنای فعالیت آغاز خوبی برای سازمانهای دولتی و غیرانتفاعی برای نشان دادن رفتار بهای تمام شده است و راه حلی است برای مشکلاتی که مدیران در پاسخگویی مالی دارند. مثالهای زیر موارد استفاده هزینه یابی بر مبنای فعالیت به وسیله سازمانهای بخش عمومی را نشان می دهد :

• محاسبه هزینه خدمات یا محصولات معین برای قیمت گذاری محصولات و خدمات.

• تعیین مخارجی که در صورت واگذاری کارها به دیگران، صرفه جویی خواهد شد.

• تهیه اطلاعات مورد نیاز برای شرکت در مناقصه ها و رقابت با سایر انجام دهندگان.

• محاسبه مخارج قابل صرفه جویی برای تصمیم گیری در ادغام دو یا چند فعالیت.

• تهیه اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی عملکرد و پاسخگویی مالی.

• بهینه سازی مصرف منابع بویژه در زمان کاهش بودجه.

• برنامه ریزی برای مخارج آینده بر اساس تقاضا و حجم فعالیت.

• اصلاح فعالیت ها و همسو ساختن آنها با طرح راهبردی سازمان.

راه های گوناگون برای حمایت از مدیران سازمانهای بخش عمومی در مسئولیت نوینی که پاسخگوی مالی و افزایش کارایی و اثربخشی در مقابل آنها قرار داده است، وجود دارد. هزینه یابی بر مبنای فعالیت یکی از این راههاست. نکته اصلی تغییر نگرش مدیران و حساس شدن آنها نسبت به بازده است.
۲-۱۴-۵- مراحل هزینه یابی بر مبنای فعالیت
هزینه یابی بر مبنای فعالیت از۵ مرحله به شرح زیر تشکیل شده است:
مرحله اول: مشخص کردن فعالیت ها و هدف کمی آنها :
فعالیت در واقع فرایند تبدیل و تغییر شکل داده ها به ستانده هاست مشخص با بهره گرفتن از ساز و کارهای خاص و در چارچوب قوانین و مقررات موجود است. هدف کلی فعالیت عبارت از میزان تولید کالا با خدمات است که بوسیله دستگاه اجرایی به مصرف کننده خارجی ارائه می شود. تعداد کل واحدها (اندازه) هر محصول تولید شده باید در این مرحله تعیین گردد. شاخص های اندازه گیری عملکرد برای کیفیت و کمیت محصول نیز باید مشخص شود.
فعالیت ها به سه دسته تقسیم می شوند :
فعالیت های اولیه، فعالیتهایی هستند (مانند انعقاد قرارداد( که بطور مستقیم با موضوع هزینه مربوط می شوند.
فعالیت های ثانویه، فعالیت هایی هستند )مانند تأمین نیروی انسانی اضافی مورد نیاز) که از طریق فرآهم آوردن منابعی، فعالیتهای اولیه را پشتیبانی می کنند.
فعالیت های تثبیت کننده، فعالیت هایی هستند (مانند تهیه برنامه راهبردی) که وضعیت فعلی سازمان را تحکیم می کنند.
مرحله دوم: جمع آوری و تعیین هزینه ها :
در این مرحله، هزینه تمام منابع مصرف شده در تولید محصولات فعالیت ها باید تعیین شون. بدون چنین شاخصی تصمیمات دستگاه اجرایی و ارزیابی عملکرد آن بر مبنای اطلاعات کامل نخواهد بود. هزینه یابی) مانند هزینه های امور مالی و اداری و پشتیبانی(، هزینه استفاده از دارایی ها و کارکانان طی دوره تولید باید تخمین زده شده و در فرایند هزینه یابی منظور گردد. محاسبات مربوط به هزینه حتی الامکان باید با روش حسابداری تعهدی انجام گیرد که در آن تمام پرداختها در زمان ایجاد ثبت می گردند. این روش حسابداری منجر به هزینه هایی مانند استهلاک می گردد که نیاز به پرداخت نقدی در فرایند تولید ندارد.
مرحله سوم: ردیابی و برقراری ارتباط بین هزینه های مستقیم و فعالیت ها :
هزینه ها به دو گروه هزینه های مستقیم و هزینه های غیرمستقیم تقسیم می شوند. هزینه های مستقیم هزینه های هستند که با محصول یا گروه (طبقه) از محصول ارتباط دارند. فرایند تشخیص یا ردیابی هزینه های مستقیم در زمان ایجاد آنها باید انجام شود. با توجه به ماهیت محصول هزینه های مستقیم می تواند شامل حقوق و دستمزد، هزینه های سفر، مواد و ملزومات، خدمات مشاوره ای، سوخت و مخابرات و غیره باشد .
مرحله چهارم: ردیابی و برقراری ارتباط بین هزینه های غیرمستقیم و فعالیت ها :
هزینه های غیرمستقیم هزینه های هستند که نتوان آنها را به محصول مشخص مربوط ساخت. هزینه های غیرمستقیم شامل هزینه هایی است که به طور سنتی به هزینه سربار موسوم است و بیشتر جنبه پشتیبانی دارد.
اساس ردیابی هزینه های غیرمستقیم، عوام هزینه مانند: سطح زیربنای دفتر و تعداد کارکنان هستند. این عوامل همبستگی زیادی با هزینه دارند. با تشخیص عوامل هر هزینه تخصیص آن به فعالیت یا محصول به راحتی انجام می شود. مثال ساده در این زمینه، تخصیص و توزیع هزینه اجاره، هزینه نظافت به محصولات مختلف است. عامل هزینه مناسب در این زمینه سهم سطح زیربنای هر گروه کاری به کل سطح زیربنا است.
مرحله پنجم: جمع هزینه های مستقیم و غیرمستقیم:
در این مرحله تمام هزینه های مستقیم و غیرمستقیم هر محصول باهم جمع می شوند تا کل هزینه محصول بدست آید. از تقسیم هزینه کل بر تعداد محصول نیز هزینه هر واحد محصول قابل محاسبه می باشد.
۲-۱۴-۶- نقاط ضعف و قوت هزینه یابی بر مبنای فعالیت
کوپر و کپلن(۱۹۹۲) مزایای سامانه هزینه یابی بر مبنای فعالیت را در این می دانند که هزینه های محصول بر اساس منابع استفاده شده اندازه گیری می شود و منابعی که در سازمان از آن استفاده نمی شود، ازهزینه های محصول بدواً و تحت عنوان«ظرفیت بلااستفاده»^[۲۲] شناسایی می شود. این موضوع در هنگام تخصیص بهتر منابع و کاهش هزینه ها مورد استفاده قرار می گیرد. (رمضانی، ۱۳۸۳)
اما در عین حال هزینه یابی بر مبنای فعالیت رویکردی بلندمدت دارد که در آن «هزینه منابع»^[۲۳] بکاررفته به محصولات ردیابی می شود. اغلب هزینه ها متغیر مزمن می شوند و بنابراین مطابق با سطح ستانده تغییر می کنند. در کوتاه مدت، مؤسسه هزینه های ثابت بسیاری از قبیل دستمزد، اجاره، استهلاک و غیره دارند. شرکت اینگونه هزینه ها را در شرایط تولید یا توقف، متحمل خواهد شد. در نتیجه سامانه هزینه یابی بر مبنای فعالیت ممکن است اطلاعات نادرستی در رابطه با تصمیمات کوتاه مدت به علت عدم انعکاس هزینه های واقعی ارائه کند. ضعف دیگر این روش، در نظر گرفتن محدودیتهای سامانه در تحلیل هزینه هاست. در کوتاه مدت ظرفیت تمام هزینه ها ثابت فرض می شود اما هزینه یابی بر مبنای فعالیت با نادیده گرفتن این موضوع «هزینه فرصت» استفاده از منابع محدود (که در معرض تنگنا قرار دارند) را در نظر نمی گیرد. (کریسنر، ۱۹۹۹)
۲-۱۵- اثر بخشی سازمانی
اثربخشی سازمانی به عنوان یک عنصر کیفی در تمایل سازمانی همواره با مشکل اندازه گیری و ارزیابی مواجه بوده است. برخلاف عناصری مانند بهره وری با کارایی محاسبه مستقیم اثربخشی امکان پذیر نیست به طور کلی اثربخشی با استفاده به معیارهای گوناگون قابل تعریف است. این معیارها با توجه به نوع فعالیت سازمان، مقایسه، فعالیت، تکنولوژی، منابع انسانی و جایگاه سازمان در دو بخش دولتی و خصوصی متفاوت است. بنابراین عناصر تشکیل دهنده اثربخشی یک سازمان با درون مایه اثربخشی سازمان دیگر نمی تواند به گونه ای الزامی یکسان باشد. در این زمینه باید برای هر سازمان، یک یا مجموعه مواردی را در نظر گرفت و بر اساس آن، معیارهای اثربخش مربوط، همان مورد را مشخص نمود. این کار از طریق مشارکت اعضای سازمان در یک مباحثه راه گشا انجام می گیرد. در این مباحث، ضمن ملاحظه معیارهای گوناگون، چگونگی اندازه گیری و ارزش گذاری آنها نیز مشخص می شود. این مشارکت فکری و تخصصی، موجب گرد آمدن اعضای کلیدی سازمان شده و شرکت فعال آنان را در جهت تدوین و ارتقای اهداف سازمانی استمرار می بخشد.
در تغییر اثربخش سازمان، بلیک^[۲۴] بیان می کند معیار ارزشیابی یک سازمان را بیاد در موفقیت و یا عدم موفقیت آن در نیل به اهداف سیاسی دانست.
۲-۱۵-۱- رویکردهای اثربخشی سازمانی
۱-رویکرد نیل به هدف
رویکرد نیل به هدف چنین فرض می کند که سازمانها، پدیده هایی عقلانی بوده و در پی تحقق هدفند. بر این اساس دستیابی موفقیت آمیز به هدف، معیاری مناسب برای سنجش اثربخش است. اما استفاده از هدف به عنوان یک معیار اثربخش سازمانی مورد استفاده قرار بگیرد. اولاً: اینکه سازمانها باید اهداف نهایی داشته باشند. ثانیاً: اینکه این اهداف بایستی مشخص بوده و برای اینکه بخوبی درک شوند باید تعریف شوند. ثالثاً: اهداف باید در حد امکانی قابل کنترل و اداره باشند. رابعاً: روی اهداف باید اجماع با توافق عمومی صورت گرفته باشد. نهایتاً اینکه: پیشرفت به سوی این هدف باید قابل اندازه گیری باشد.
۲-رویکرد سیستمی
رویکرد سیستمی چنین استدلالی می کند که تعریف اثربخشی فقط در قالب نیل به هدف، صرفاً یک جنبه از اثربخشی را می سنجد. رویکرد سیستمی اهداف نهایی مورد غفلت واقع نمی شوند بلکه اهداف در یک مجموعه از معیارهایی بسیار پیچیده به عنوان یک جزء مورد توجه قرار می گیرند. و دلهای سیستمی، معیارهایی که بقاء بلندمدت سازمان را افزایش خواهند داد (نظیر توانائی سازمان برای دریافت منابع، حفظ و نگهداری خود به عنوان یک پدیده اجتماعی و قابل موفقیت آمیز با محیط خارجی خود). تأکید می ورزند. بنابراین رویکرد سیستمی به نتایج معین شده بیش از وسائل و امکانات نیل به آنها تأکید نمی کند.
۳-رویکرد عوامل استراتژیک
جدیدترین دیدگاه ارائه شده در خصوص اثربخشی سازمانی رویکرد عوامل استراتژیک است. از این دیدگاه سازمانی اثربخش است که خواستن های عوامل محیطی خود را که تدوام حیات سازمان مستلزم حمایت آنهاست برآورده کند. این رویکرد شبیه به نظریه سیستمی است ولی تأکیدات متفاوتی را دربردارد، هر دو رویکرد وابستگی های متقابل )بین فعالیت های سازمان (را مدنظر داشته ولی نظریه عوامل استراتژیک برهمه سازمان تأکید ندارد. این دیدگاه صرفاً می خواهد خواستن های کسانی را که در محیط سازمانی قرار داشته و می تواند بقاء سازمان را تهدید کنند، ارضاء نماید.
۴-رویکرد ارزشهای رقابتی
اگر خواهان درک جامعی از اثربخشی سازمانی هستیم، شناسایی همه متغیرهای کلیدی در حیطه اثربخشی و سپس تعیین اینکه چگونه این متغیرها بهم مرتبط می شوند ارزشمند است. رویکرد ارزشهای رقابتی یک چنین چارچوب منسجمی به منظور تحقق این مهم ارائه می دهد. موضوع اصلی مورد تأکید رویکرد ارزشهای رقابتی این است که معیارهایی که شما در ارزیابی اثربخشی سازمان برای آنها قائل بوده و مورد استفاده قرار می دهید )از قبیل نرخ بازگشت سرمایه گذاری، سهم بازار نوآوری در محصولات، امنیت شغلی( متکی به این است که شما چه کسی بوده و چه منافعی را مدنظر دارید. تعجب آور نیست که سهامداران، اتحادیه ها، عرضه کنندگان مواد اولیه، مدیریت، متخصصین داخلی بخش بازاریابی، بخش تأمین نیروی انسانی، بخش تولید و حسابداری هر کدام یک سازمان مؤثر ارزیابی های آنها از اثربخشی این سازمان کاملاً متفاوت باشد.
۲-۱۵-۲- نظارت مالی
نظارت مالی در حقیقت نظارت قبل از خرج است. که مسئولیت آن طبق ماده ۹۰ قانون محاسبات عمومی کشور به عهده وزارت امور اقتصادی و دارایی است. و در آن کلیه مراحل خرج مورد رسیدگی قرار می گیرد و در صورتی که با قوانین و مقررات مربوط مطابقت نماید هزینه به حساب قطعی منظور و منبع آن قابل پرداخت خواهد شد .(باباجانی، ۱۳۸۸)