الگوبرداری سازمانهای دیگر
حضور در کنفرانسها
استخدام مشاورها
مطالعه روزنامهها، مجلات و اخبار و اطلاعات الکترونیکی
تماشای تلویزیون، ویدئو و فیلم
پیگیری روندهای اقتصادی، اجتماعی و فناوری
گردآوری اطلاعات از مشتریان، عرضهکنندگان و سایر منابع
استخدام کارکنان جدید
همکاری با سایر سازمانها، ایجاد همپیمانیها و تشکیل سرمایهگذاریهای مشترک[۹۳]
۲-۴-۶-۳- الگوبرداری[۹۴]
به طورکلی، شرکتها، تیمهای الگوبرداری را برای جستجو و توسعهی اقدامات اجرایی بهتر، تشکیل میدهند. تیمهای الگوبرداری، با توجه به علائم اولین شاخص اعلام میکنند که سازمان از عرصه رقابت عقب افتادهاست یا در کسب مزیت بهبودهای عملیاتی مهم که در سازمانهای دیگری توسعه یافتهاند، ناکام ماندهاست. جستجوی بهترین اقدامات، به سرعت مرزهای فرهنگ و آداب و رسوم سازمان را تحت تاثیر قرار میدهد.
الگوبرداری بهترین اقدامات، منطق و فرایند پذیرش تغییر را به صورت دائمی، غیرقابل اجتناب و مفید به سازمان معرفی میکند. سازمانهایی که به انطباق مستمر با بهترین اقدامات میپردازند، اغلب میتوانند از غافلگیر شدن به وسیله تغییر غیرمنتظره، اجتناب کنند. آنها میزان بهبودشان را از طریق مطالعه نظاممند سایر سازمانها و مقایسه عملیات و عملکرد خود با بهترین اقدامات سازمانهای نوآور و موفق، سرعت میبخشند. این نوع الگوبرداری، استراتژیک محور و بیانگر رویکرد عملگرایی به مدیریت تغییر و بهبود عملکرد است. انواع دیگر الگوبرداریها ممکن است فرایندگرا، متمرکز بر فرایندها و سیستمهای کاری محدود یا عملگرا متمرکز بر ارزیابی موقعیت رقابتیشان از طریق مقایسه محصول یا خدمات باشند.
بهترین اقدامات فردا، به طور اجتنابناپذیری، متکاملتر از گذشته بوده یا متفاوت از بهترینهای امروز خواهند بود و بهترین اقدامات با توجه به ماهیتشان، پویا و پیشرفته هستند. به همین دلیل، الگوبرداری بهترین اقدامات اغلب، فرایند همیشه بهار نامیده میشود برای اینکه فرایند مزبور به سازمان در هر زمان که تکرار میشود، تجدید حیات میبخشد. الگوبرداری بهبود مستمر در سازمان را به عنوان یک فرایند دائمی کسب و کار یکپارچه میکند.
الگوبرداری برای سازمان در زمینه های زیر مفید است:
تعیین و اصلاح استراتژی
بهبود مستمر فرایندهای کاری و نظامهای کسب و کار
هدفگذاری
حل مسائل
آموزش و غنیسازی ایدهها
مقایسه و ارزیابی عملکرد بازار
عملکردن به کاتالیزور تغییر
بسیاری از شرکتهای یادگیرنده همانند ویرلپول، کاترپیلار، نشنال سمیکانداکتور و اندرسن فایننشیال[۹۵]، الگوبرداری را به عنوان یکی از مؤثرترین ابزارهای خود برای کسب دانش با کیفیت و روایی بالا استفاده میکنند.
دو نکته مهم در رابطه با کسب دانش وجود دارد که میباید به خاطر سپرد. اول اینکه، اطلاعات، خواه کسب شده از منبع داخلی یا منبع بیرونی، از پالایندههای ادراکی، هنجارها، ارزشها و رویه های سازمان می‌گذرد. این پالایندهها بر تصمیمات سازمان در مورد مفید و مربوط بودن اطلاعات حاصله تاثیر میگذارند. دوم اینکه، دانش حاصله همیشه آگاهانه نیست؛ بخشی از آن تصادفی یا نتیجهی اقدامات سازمانی است. سازمانهای یادگیرنده تمایل آگاهانه بودن کسب دانش دارند.
۲-۴-۶-۴- دسته بندی دانش
یکی از مهمترین مراحل چرخه مدیریت دانش دسته‌بندی دانش است. هنگامی دانش‌های مورد نیاز گرداوری میشوند لازم است آنها با توجه به اهداف تعیین شده و کاربردهای آنها در مراحل بعدی توسط دانشکارانی که در حوزه‌های مختلف مشغول به کار هستند دسته‌بندی گردند. دسته‌بندی دانش‌ها توسط افراد خبره و متخصص موجب می‌گردد که کاربران و یا استفاده کنندگان از دانش از نظر هزینه و زمان صرفه‌جویی داشته باشند؛ زیرا با دسته‌بندی و طبقهبندی دانش سرعت دسترسی به آنها افزایش یافته و کاربران در کوتاهترین زمان به دانش‌های مورد نیاز خود دست می‌یابند (نیومن و کنارد[۹۶]، ۱۹۹۳).
۲-۴-۶-۵- ذخیره دانش
سازمانها پیش از آنکه به منظور بازیابی بعدی، اقدام به ذخیره دانش کنند، باید اطلاعات مهم را شناسایی کرده، بهترین روش حفظ آن را تعیین نمایند. سازمانها از طریق ارزیابی، تحقیق و آزمایش به اطلاعات معنی میبخشند. ذخیره دانش، سیستمهای فنی را از قبیل رکوردها و بانک اطلاعاتی و فرایندهای انسانی را مانند حافظه جمعی و فردی و اجماع نظرات، به کار میگیرد.
سیستم ذخیره دانش باید دارای موارد ذیل باشد:
ساختاری که اجازه میدهد سیستم، اطلاعات را به طور سریع و صحیح یافتهکرده و ارائه کند.
طبقهبندی (اطلاعات) از قبیل رویدادها، سیاستها یا رویه ها که بر پایه نیازهای یادگیری انجام میشود.
توانایی ارائه اطلاعات مورد نیاز به صورت روشن و دقیق
محتوایی که دقیق و بهموقع بوده و همواره در دسترس است.
سیستمهای ذخیره دانش، جدید نیستند. در واقع این مفهوم برای اولین بار در دههی ۱۹۸۰ مطرح شد. تفکر بر این بود که پس از اینکه داده ها ایجاد و مرتب شدند، مدیران خودشان میتوانند در هر لحظه هر نوع دادههایی را که نیاز دارند، طبقهبندی کنند. ایده خوبی به نظر میرسید. (اما) به هر حال، در عمل اندازه و پیچیدگی داده های حاصله به قدری زیاد بود که هزینه های نگهداری برای همه به جز چند بانک و شرکتهای خطوط هواپیمایی، بسیار بالا بود.
در طول چند سال گذشته، مفهوم انباره داده ها[۹۷] بهطور مجدد مطرح شده و امروزه به سرعت در سراسر دنیا پراکنده شدهاست. چرا؟ جواب در رقابت و نیز کاهش شدید هزینه و افزایش قدرت رایانههای امروزی نهفته است. از این رو، انبارهای جامع آن‌لاین و تخصصی مبتنی بر رایانه، اطلاعات، تجربیات و مستندسازی که دانش جمعآوری شده در آنها، خلاصه شده و با همه منابع یکپارچه میشود. در سازمانهای سراسر دنیا ظاهر میشوند. امروزه سیستمهای ارزانتر یونیکس[۹۸] جایگزین مین فریمهای انحصاری نسل اول انباره داده ها میشوند. فناوریهای وب از قبیل اکتیوایکس, سی جی آی، جاوا و جاوا اسکریپت[۹۹] و همچنین بانک اطلاعاتی جی بی اوراکل [۱۰۰]ظاهر شدهاند (نیومن و کنارد[۱۰۱]، ۱۹۹۳).
سازمان به کمک سیستم ذخیرهی دانش، قادر به حفظ و نگهداری دانش میشود؛ در این صورت دانش، دارایی شرکت میشود. بدین ترتیب دانش شبها به خانه نمیرود و یا هنگامی که کارمندی ترک خدمت میکند، سازمان آن را از دست نمیدهد. متأسفانه، گرچه دانش (که به عنوان سرمایهی فکری نیز نامیده میشود)، بسیار مهمتر از منابع فیزیکی است، اما اگر ذخیره نشود شاید پراکنده شده، به سختی یافت شود و بدون ردیابی از بین برود. ذخیره دانش اهمیت آشکاری دارد اما چه نوع دانشی باید ذخیره شود؟
کدام دانش ذخیره شود؟
استیوارت (۱۹۹۷) پنج گروه عمومی را برای ذخیره دانش مطرح کردهاست:
کتاب زرد سازمان: شامل قابلیت‌های کارکنان، مشاوران و راهنمایان سازمان است.
درسهای آموخته شده: چک لیست موفقیتها، خطاها یا ناکامیهایی که ممکن است برای سایر پروژه ها مفید باشد.
هوشمندیهای رقبا و عرضهکنندگان: سوابق و اخبار و روزآمد شدهی سازمان از منابع عمومی و تجاری، خدمات تلگرافی، گزارشات تلفنی فروشندگان، یادداشتهای حضوری از کنفرانسها و گردهماییها، پروندهی سازمانی متخصصین و اخبار مربوط به قوانین و مقررات
خطمشیها و تجربیات سازمان: نقشه های فرایندی جریان کارها برنامهها، رویه ها، اصول و خطوط راهنما، استانداردها، خطمشیها، معیارهای عملکردی، سوابق مشتریان و صاحبان منافع، محصولات و خدمات (شامل ویژگیها، کارکرد، قیمتگذاری، فروشها و تعمیرها)
محصولات و فرایندهای سازمان: فناوریها، ابتکارات، داده ها، فرایندها، استراتژیها و فرهنگ، ساختارها و سیستمها، رویه ها و امور یکنواخت اثربخش سازمانی.
چگونه دانش ذخیره میشود؟
دانش چیزی بیش از داده های غیرقابل استفاده نیست مگر اینکه آن را به شیوهای که برای افراد و سازمانهایشان معنی داشته باشد، کدبندی و ذخیره کنند. بسیاری از سازمانها غرق مقدار زیادی از داده ها هستند که شاهراه اطلاعاتی را بینظم میکنند. اطلاعات غیرقابل بازیابی، ذخیره نشده، بخشبندی نشده یا نادقیق، یادگیری تولید نمیکنند. سازمانها برای تعیین اینکه چه دادههایی میتواند مورد استفاده قرار گیرد، باید تعیین کنند که چه چیزی برای آنها ارزشمند است و سپس داده ها را بر مبنای نیازهای یادگیری و عملیات سازمانی کدبندی نمایند. علاوه بر این، سازمانها باید معیارهای کاملاً مشخصی را برای شناسایی دانش نوین تعیین کرده برنامههای تدوین دانش را توسعه بخشیده و مکانهای ذخیره کارآمد (دانش) را انتخاب نمایند.
ذخیرهسازی یادگیری حاصله از شیوه ها، کارکنان را قادر میسازد به:
دانلود مطالب پژوهشی با موضوع بررسی مقایسه ای آمادگی دستگاه های اجرایی ستادی استان سیستان و ...
