بعد ارتباطی: که خود شامل چهار جزء می شود(میلر[۳۷]، ۱۳۸۶، ۲۷):
مجاری ارتباطی: انسان ها به واسطه ی مجاری ارتباطی، می توانند میان خود ارتباط برقرار نمایند. مجاری ارتباطی بین افراد در سازمان به سه بخش عمدهی چهره به چهره، کتبی و الکترونیکی طبقه بندی شده اند(قلیچ لی و ایمانی پور، ۱۳۸۶، ۱۲۶).
سبک های ارتباطی: که ناظر بر نوع رفتار افراد با یکدیگر است و به دو دسته ی رسمی و غیر رسمی تقسیم می شوند(میلر، ۱۳۸۶، ۲۹).
مسیرهای ارتباطی: که شامل ارتباطات عمودی، افقی و مورب میان افراد سازمان بوده و ناظر بر مسیرهای ارتباطی است(میلر، ۱۳۸۶، ۲۸).
محتوای ارتباطی: محتوای پیام ها و ارتباطات به سه دسته ی وظیفه ای، اجتماعی و ابتکاری تقسیم می شوند(میلر، ۱۳۸۶، ۲۷).
بعد انسانی: جنبه های انسانی را در بر می گیرد و ارتباط میان افراد را تحت تأثیر قرار می دهد. این عوامل شامل سه جزء است:
۲-۱٫ ویژگی های فردی افراد: که خود به ویژگی های ذهنی ادراکی(شرمرهورن[۳۸]، ۲۰۰۶)، روحی روانی و جسمانی(برکو، ولوین و ولوین[۳۹]، ۱۳۸۴، ۱۹) تقسیم می شود.
۲-۲٫ ویژگی های اجتماعی افراد: که خود به ویژگی های فرهنگی افراد(شرمرهورن، ۲۰۰۶، ۴۴۸)، طبقه ی اجتماعی افراد(رضاییان، ۱۳۷۹، ۴۸۰) و اعتبار افراد(فرهنگی، ۱۳۸۶، ۳۴۷؛ کینیکی و کریتنر، ۱۳۸۴، ۴۵۱) تقسیم می شوند.
۲-۳٫ مهارت های ارتباطی: مجموعه ای از رفتارهای هدفمند، به هم مرتبط و متناسب با وضعیت هستند که آموختنی بوده و تحت کنترل فرد می باشند و شامل مهارت های ارتباط کلامی(گفتاری و نوشتاری)، ارتباطات غیر کلامی(رفتارهای صوتی و غیر صوتی)، گوش دادن مؤثر و ارائه ی بازخورد می شود(برکو و دیگران، ۱۳۸۴).
بعد سازمانی: ساختار و محتوای سازمان را در بر می گیرد و ارتباطات سازمانی را تحت تأثیر قرار می دهد. این عوامل به دو دسته طبقه بندی می شود:
۳-۱٫ ساختار سازمانی: ساختار سازمانی بر این تأکید دارد که وظایف چگونه تخصیص داده شوند، چه شخصی به چه کسی گزارش دهد و ساز و کارهای هم آهنگی رسمس و همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شود کدامند؟ ساختار به عنوان یکی از اجزای سازمانی از عناصر پیچیدگی، رسمیت و تمرکز تشکیل شده است(رابینز، ۱۳۷۶، ۲۲). عناصر پیچیدگی(تفکیک عمودی، افقی و جغرافیایی)، رسمیت و تمرکز ارتباطات سازمانی را تحت تأثیر قرار می دهد(دسلر و فیلیپس[۴۰]، ۲۰۰۸؛ شرمرهورن، ۲۰۰۶).
۳-۲٫ فرهنگ سازمانی: مجموعه عقاید مشترک و ارزش های اخلاقی است که در درون یک سازمان توسعه می یابد و رفتار اعضای آنرا هدایت می کند(شرمرهورن، ۲۰۰۶، ۹۶). یکی از مسایل اساسی که پژوهشگران از جمله هافستد[۴۱] به آن توجه نموده است، چگونگی اثرگذاری فرهنگ بر رفتار کارکنان است. یافته ی اصلی بررسی هافستد آن است که سازمان ها به شدت تحت تأثیر فرهنگ هستند. هافستد ابعاد و مقیاس های فرهنگی را به چهار دسته تقسیم نموده است:
فاصله ی قدرت[۴۲]: درجه ای از نابرابری در میان افراد که مردم یک کشور آن را عادی می دانند.
فردگرایی[۴۳]: درجه ای که افراد در یک کشور ترجیح می دهند به جای عضویت در گروه، به صورت فردی عمل نمایند.
مردخویی[۴۴]: درجه ای که ارزش های مردانه هم چون قاطعیت، رقابت و موفقیت مورد تأکید هستند. در مقابلِ آن، ارزش های زنانه هم چون کیفیت زندگی، روابط شخصی گرم و دوستانه، خدمت رسانی و غیره قرار دارد.
اجتناب از عدم اطمینان: درجه ای که افراد یک کشور موقعیت های ساختار یافته را به شرایط ساختار نایافته ترجیح می دهند(مقیمی، سلیمی و نوری، ۱۳۸۵، ۷۲).
ابعاد مذکور، ارتباطات سازمانی را تحت تأثیر قرار می دهد(مقیمی و دیگران، ۱۳۸۵؛ شاین، ۱۳۸۳). در تحقیق حاضر بعد ارتباطی به عنوان ارتباطات سازمانی به حساب آمده است.
۲-۲-۹٫ ارتباطات سازمانی از دیدگاه مکاتب مختلف مدیریت
حضور سازمانها در جوامع پدیدهای است که امروزه بدون وجود آنها امکان حیات اجتماعی، با بحران جدی روبرو میشود و همان طوری که اتزیونی[۴۵] میگوید: «در سازمانها به دنیا میآییم، در سازمانها تحصیل میکنیم و اغلب اوقات خود را به کار در سازمانها مشغول هستیم.» (مسعود فر- فاطمه ۱۳۷۸). بررسی و مطالعه دیدگاههای مدیریت و سیر تکاملی آن از ابتدا تا به امروز که ما را با نظامهای پیچیده مدیریت روبرو ساخته است، میتواند در شناخت تحولات و نگرشهای حاکم بر مکاتب مختلف مدیریت نسبت به ارتباطات انسانی، نوع و سطح آن و سایر موضوعات مورد علاقه در علوم ارتباطات کمک شایانی باشد.
در واقع زمانی میتوان بخوبی نسبت به سیستمهای ارتباطی موثر مدیریت شناخت پیدا کرد که سیر تحول و دیدگاههای حاکم را مورد تفحص و کاوش قرار داده و دریابیم که هر یک از مکتبهای مدیریت در راستای فراگرد ارتباطات چه اعتقادی داشتهاند.
ارتباطات سازمانی از دیدگاه مکاتب مختلف مدیریت، به نقل از مسعودفر (۱۳۷۸) میباشد که شرح آن در ذیل آمده است.
۲-۲-۹-۱٫ دیدگاه کلاسیکها در مورد ارتباطات:
نظریه پردازان مکتب کلاسیک، سازمانها را به عنوان سیستمهای بسته، رسمی و ایستا در نظر میگرفتند. تیلور، وبر و سایر صاحبنظران این مکتب بر مسئله ارتباطات در سازمان تأکید روشنی نداشتند. ولی به نظر میرسد که در مکتب کلاسیکها ارتباطات منحصر به ساختار رسمی سازمان بوده و سلسله مراتب، مهمترین عنصر سازمانی رسمی میباشد. همواره ارتباط عمودی مورد توجه خاص این مکتب بوده و انسان به صورت منفک از محیط اجتماعی و خارج از گروههایی که در آن عضویت داشت، مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرد. کلاسیکها از کانالهای ارتباطی محدود و خاص به منظور هماهنگ کردن واحدها در سازمانها با بهره گرفتن از دستورات و رویههای مشخص کاری همراه با سبکهای رهبری مقتدرانه حمایت میکنند.
چستربارنارد در دهه ۱۹۳۰ بهتر از دیگران ارتباطات را به شیوه معنیدار به عنوان یک پویایی اساسی در رفتار سازمانی مطرح کرده است. بارنارد متقاعد شده بود که، ارتباطات بزرگترین نیروی شکل دهنده سازمان است. او ارتباطات را در ردیف مقاصد و تمایل مشترک به عنوان یکی از سه عنصر اولیه اداره سازمان میدانست. به نظر او ارتباطات، هم سازمان را به صورت یک نظام پویا و سرشار از همکاری درمیآورد و هم مقاصد سازمان را به مقاصد اعضای آن پیوند میدهد. وی از هفت عامل ویژه ارتباطی نام برد که در سازمان از اهمیت خاص برخوردار میباشد که به شرح ذیل است:
-
- مجاری ارتباط باید دقیقا مشخص باشد.
-
- لازم است مجاری ارتباطات هر یک از اعضای سازمان مشخص باشد.
-
- خطوط ارتباط باید حتی الامکان مستقیم و کوتاه باشد.
-
- لازم است به طور معمول ارتباطات از خطوط کاملا رسمی اعمال شود.
-
- شخصی که در مرکز ارتباطات قرار دارد باید صلاحیت داشته باشد.
-
- کنش سازمان نباید در خطوط ارتباطی اخلال کند.
-
- هر ارتباط باید به صورت موثق برقرار شود.
۲-۲-۹-۲٫ نظریه نئوکلاسیکها و ارتباطات
صاحبنظران مکتب روابط انسانی، سازمانها را به عنوان محیطی که از لحاظ داخلی پویا هستند مورد توجه قرار داده و بیشتر به سازمانهای غیررسمی و سیستمهای ارتباطی غیررسمی تأکید کردهاند. موزلیس [۴۶] در مورد نادیده گرفتن ارتباطات گروههای غیررسمی چنین میگوید : «سرانجام غفلت مدیریت در بحساب آوردن سازمان غیررسمی و ارزشهای گروهی به از هم گسیختگی ارتباطات بین ردههای بالا و پایین سلسله مراتب سازمانی می انجامد. تا زمانی که دستورات مدیریت بر مبنای فرضیه انسان اقتصادی استوار باشد، ارتباط عمودی از بالا به پایین آسیب میبیند و وقتی هیچگونه اطلاعاتی از سازمان غیررسمی دریافت نگردد، ارتباطات عمودی صدمه خواهد دید. در نتیجه به منظور برقرار ارتباط صحیح و مناسب، مدیریت نباید سعی در نابودی سازمان غیر رسمی مؤسسه نماید، بلکه متقابلا بایستی این سازمان را به رسمیت شناخته و اطمینان حاصل کند که هنجارهای غیر رسمی هماهنگ در جهت هدفهای سازمانی قرار گیرند. وقتی چنین شد سازمان غیررسمی به جای آنکه مانعی در راه حصول به هدف باشد به مثابه نیروی فعالی در جهت رسیدن به آن عمل میکند.
۲-۲-۹-۳٫ دیدگاه سیستمی در مورد ارتباطات:
صاحبنظران دیدگاه سیستمی به مجموعهای از عناصر وابسته به یکدیگر به عنوان یک کل توجه دارند و معتقدند که یک سیستم سازمانی چهار نوع ورودی از محیط دریافت میکند که شامل مواد، انسان، منابع مالی و اطلاعات میباشد و این سازمان است که ورودیهای خود را ترکیب و تغییر شکل داده و دوباره به صورت کالا و خدمات، سود و زیان، رفتار کارکنان و اطلاعات انسانی وارد محیط میکند و در نهایت سیستم بر حسب خروجیهای خود، بازخور لازم را از محیط دریافت میکند.
یکی از تصورات سیستمهای باز این است که در سطحی مجزا و انتزاعی ساختار دهی شده و به این مسئله که چگونه اطلاعات وارد سازمان می شود عنایت کمتری شده است. ویک [۴۷] سازمانها را به عنوان ارگانیسمهای فرآیندی اطلاعات در نظر گرفت که بر روی چگونگی انتقال اطلاعات تمرکز دارد. او [۴۸] این نظر را که عدم اطمینان محیطی، به عنوان یک مسئله و مشکل برای سازمانها مطرح است، قبول دارد و اظهار میکند که برای حفظ بقاء و کارآیی سازمانها باید هر پیامی را به همان صورتی که هست خواه گنگ یا واضح از خود عبور دهد.
۲-۲-۹-۴٫ دیدگاه اقتضایی و ارتباطات:
این دیدگاه توجه خود را به رابطه بین دو متغیر وابسته و مستقل و رابطه علت و معمولی بین آنها معطوف داشته است که کاهش یکی باعث افزایش دیگری خواهد شد. مدل اقتضایی شامل تعداد زیادی متغیرهای دیگری است که این رابطه مستقیم را تغییر میدهند و شاید همین امر باعث توجه این دیدگاه به مسایلی همچون انگیزش، طراحی شغل و ارتباطات شده است.
۲-۲-۹-۵٫ دیدگاه مراودهای یا تعاملی در مورد ارتباطات:
دیدگاه مراودهای [۴۹] یک نگرش نسبتا جدید شناخت رفتار، در محیطهای سازمانی است که در این دیدگاه که ابتدا تحت عنوان روانشناسی ارتباطی ارائه گردید فرض بر این است که رفتار فرد حاصل مراوده مداوم و چند جهتی ویژگیهای فرد و موقعیت میباشد. به عبارت دقیقتر مکتب مراودهای سعی بر آن دارد که چگونه گزینش، تفسیر و تعبیر موقعیتهای مختلف توسط اشخاص را تشریح کند. فرض بر آن است که فرد و موقعیت با یکدیگر مراودهای دایم دارند و این مراوده، مشخص کننده رفتار فردی میباشد.
۲-۲-۱۰٫ حوزههای تحقیقاتی در خصوص ارتباطات سازمانی
حوزههای سنّتی تحقیقات راجع به ارتباطات سازمانی ناظر به ۴ زمینه بود؛ که چهار گرایش تحقیقی بهوجود آمد:
