تعیین سلسله مراتب اهداف اصلی و فرعی
استخراج معیارها برای ارزیابی سیستم ERP

در این مرحله ، سلسله مراتبی به منظور دستیابی به هدف مدل تشکیل می شود. برای این منظور ۲ دسته معیار مدنظر قرار میگیرند که درنهایت مطلوبیت گزینه ها را درارتباط با هدف مدل تعیین میکنند:
معیارهای مرتبط با سیستم ERP
معیارهای مرتبط با فروشنده
این ۲ دسته معیار درواقع لایه اول سلسله مراتب مدل را تشکیل میدهد که هرکدام در لایه بعد بامعیارهای جزئی تر تشریح میگردند.
تشکیل مدل AHP
ارزیابی سیتسم های ERP بامدل P
تجزیه وتحلیل نتایج
تصمیم گیری نهایی
چاند نیز در مقاله ای باعنوان ” یک چارچوب مبتنی بر BSC برای ارزش گذاری همکاری های استراتژیک یک سیستم ERP ” اینطور بیان میکند که اگرچه یک چارچوب تحلیلی منسجمی برای ارزیابی ERP وجودندارد اما محققان زیادی معتقدند که رویکرد BSC تفکیک مناسبی برای ارزیابی عملکرد سیستم های ERPاست. وی نشان داد پیاده سازی ERPدر سازمان اهداف تجاری شرکت را تحت تاثیر قرار میدهد و کمکهای راهبردی به سازمان میکند. در این تحقیق بسته نرم افزاری SAP بصورت موفق در یک شرکت تولید کننده موتورهای هواپیما پیاده شده است. نتایج تحقیق نشان میدهده پیاده سازی ERP تمام بعدهای کارت امتیاز ی متوازن رابهبود می دهد (Chand,2005).
درتحقیق دیگری چانگ مقاله ای با عنوان “مدل ارزیابی شبکه های عصبی (ANN)برای عمرکرد ERP ازدیدگاه SCM ارائه داد. مطالعه مورد این تحقق یک شرکت نساجی درتایوان است.معیارهای زمان هزینه ،کیفیت ، انعطاف پذیری و خدمات در ارزیابی سیستم های ERPدر تحقیق وی مطح شده است. از نظر چانگ انتخاب ERP دارای اهمیت بسزایی است وعوامل زیر را سبب می شود (Chang 2008).
کاهش ریسک در انتخاب نرم افزار اشتباه
کاهش ریسک در عدم موفقیت پیاده سازی
ایجاد بستر مناسب برای تصمیم کیرنده به منظور توجیه منطقی واصولی تصمیمات اتخاذ شده
کاهش کلی هزینه های مالکیت و نگهداری
یازگان نیز در تحقیقی با عنوان ” فرایند انتخاب نرم افزار ERPبا استفاده از یک شبکه عصبی مبتنی بر AHP ” برای انتخاب یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان دو روش تحلیل شبکه های عصبی وتجزیه تحلیل شبکه ای را بکارگرفت. مدل ANN میتواند برای ترکیب قضاوتهای افراد متخصص در سازمان های مختلف مورد استفاده قرار گیرد. مدل پیشنهادی در این تحقیق ویژگی های عمومی اکثر سازمانها را پوشش میدهدو قابلیت تعمیم دارد.مدلهای ANN دراین تحقیق نقاط ضعف مدل ANP را پوشش میدهد. دراین مطالعه مدل پیشنهادی از ترکیب ANP و ANN تشکیل شده است.در ابتدا مساله بامدل ANP ساختار یافته است ودر مرحله بعد برای پیش بینی بهترین نرم افزار برای یک سازمان جدید از ANN استفاده شده است(Yazgan 2009).
گسترش انفورماتیک ایران که یکی از ارائه دهندگان بسته های نرم افزاری ERP در ایران میباشد در یکی از کاملترین مدلهای انتخاب ERP ضمن اشاره به اهمیت وجود فرایند سیستماتیک انتخاب برای افزایش مزیت های رقابتی و رفع نقاط ضعف موجود سازمانی به منطور ایجاد بستر و پایه ای مناسب برای موفقیت در مرحله اجرا و نیز دستیابی به حداکثر میزان برگشت سرمایه یک مدل۱۰مرحله ای پیشنهادکرده است که درادامه به اختصار آورده شده است ( گسترش انفورماتیک ایران ۱۳۸۳)
خلق چشم انداز آتی وتعیین اهداف سازمانی واحد
این مرحله به منظوردستیابی به اهداف زیر صورت می پذیرد:
ایجاد پایه و اساسی محکم جهت نیل به حداکثر بازگشت در سرمایه گذاری انجام شده از طریق قدرت بخشیدن به تیم انتخاب وایجاد تفکر استراتژیکی وتاکتیکی در آنان
کاهش یا حذف تضادها بوسیله تمرکز بر یک آرمان واحد وهماهنگی مجموعه تیم
تهیه لیست کارکردهای ERP ومشخصات آنها
مجریان این فعالیت بایستی ضمن اینکه ب ااین سیستم ها آشنا می باشند از چشم انداز های تعیین شده قبل آگاه بوده تابتوانند بهترین وجامع ترین لیست را تهیه نمایند.در حقیقت اهداف و دیدگاه های کلان استراتژیکی سازمان را به زبان این بسته نرم افزاری ترجمه کرده تا به تعیین وانتخاب کارکردهایی بپردازد که قابلیت دستیابی به آن اهدف را برای سازمان ایجاد خواهندکرد.
تهیه لیست کاندیداهای اولیه جهت تامین نرم افزار
اما شرکتها چگونه بایستی از بین حدود ۳۰۰ عرضه کنندهای ننرم افزار تامین کننده مناسب خود را پیدا کنند؟ سه روش برای محدود ترکردن این دامنه وسیع از بازارتامین کنندگان ونهایتا مشخص کردن لیست اولیه آنها عبارتنداز :
جستجو براساس صنعت و زمینه کاری
جستجو براساس اندازه صنعت یاسازمان
جستجو براساس زیرساختها وملاحظات تکنولوژیکی و فنی
در زمان تهیه لیست کارکردها بایستی سوالات و مسائل مشکل و فنی نیز تهیه شود بطوریکه براساس پاسخ به آنها بتوان تامین کنندگان مناسب تر را غربال کرد. بدین منظور مدیریت ارشد شرکت از طریق مذاکره تلفنی با تامین کنندگان و یااز طریق ارسال این سوالات و دریافت جوابهای مربوطه نقاط ضعف و قوت هریک رابررسی نموده وآنرا همراه با پیشنهاد خود به تیم انتخاب ERP منعکس میکند و این تیم با لحاظ این موارد و نیز بررسی بیشتر برروی مسائلی چون وضعیت مالی و سوابق اجرایی هر یک از تامین کنندگان لیست شرکتهایی که مناسبترین گزینه هستند راتهیه می نماید.
تهیه RFP درخواست برای طرح پیشنهادی
معمولا RFP از دو بخش اصلی تشکیل می شود که عبارتست از :
لیست کارکردها و خصوصیات آنها که در واقع نشانگر خواسته ها و نیازهای سازمان در هر بخش بوده وچگونگی فعالیت هر کارکرد را نشان میدهد.
یک بخش مجزا که شامل راهنماییهای لازم به تامین کننده شرایط و محدودیت های پروژه و نیز فرمهای پاسخگویی جهت دریافت نظرات تامین کننده می باشد.
بخش اصلی و مرکزی RFP راهمان لیست ومشخصات کارکردها تشکیل میدهد که خروجی نهایی مرحله سوم است و بخش مجزای دیگر فقط بدین منظور تهیه میگردد تا تامین کننده نرم افزار RFP را جدی تلقی نماید.
بازبینی وبررسی پیشنهادات
معمولا بررسی و ارائه پاسخ از سوی تامین کنندگان ۳ تا ۴ هفته به طول می انجامد بسیاری از تامین کنندگان بدون بازدید از شرکت و بخصوص ملاقات با اعضای تیم انتخاب پیشنهاد کتبی ارائه نمی کنند. ضمن اینکه بازدید برای هر تامین کننده بایستی بصورت مجزا انجام گیرد.
پس از دریافت پیشنهادات هریک ازاعضای تیم انتخاب باید با تمرکز بر محدوده فعالیت خود بقدرت این پیشنهادات را مطالعه نمایند و درموارد زیر یادداشت برداری کنند:
نقاط قوت و قابلیت‌های ویژه هر محدوده که برای شرکت نیز حائز اهمیت است
نقاط ضعف و مشکلاتی که درهر محدوده میتواند شرکت را متاثر سازد. محدوده هایی که نیاز به توضیح بیشتری از سوی تامین کننده دارد
مواردی که شک دارند که تامین کننده بتواند آنچه را ادعا کرده برآورده سازد.
سپس این موارد در جلسه ای مشترک و با حضور کلیه اعضای تیم مورد بحث و بررسی قرار می گیرد.
انتخاب سه گزینه برتر ( تامین کنندگان نهایی )
در این مرحله بایستی ۳ تامین کننده برتر از بین سایرین انتخاب شده تا برای ارائه وتشریح راهکار خود از آنها دعوت بعمل آید .یک روش می تواند بصورت رای گیری از اعضا درمورد هر نرم افزار باشد یا روش دیگر تجزیه وتحلیل عددی است که دراین روش به هریک از بخشهای موردنظر یا قابلیت‌هایی که مورد نیاز شرکت می باشد امتیاز ووزن مشخصی داده می شود سپس براساس امتیازدهی به هر بسته مقایسه جمع امتیازات این رتبه بندی حاصل می شود.
تشریح ونمایش هریک از نرم افزارها توسط تامین کنندگان آنها
در این مرحله ازهریک از ۳ تامین کننده منتخب در قدم قبلی خواسته می شود تا به ارائه و تشریح بسته نرم افزاری خود در محل شرکت اقدام نمایند. مدت زمان این ارائه معمولا ۲ روز متوالی بوده دراتاق کنفرانس شرکت بر گزار می شود. قبل ازهر ارائه تیم انتخاب نقاط ضعف و قوت مشخص شده آن بسته نرم افزای را مرور کرده و آنرادسته بندی و آماده میکنند تا در حین نمایش نرم افزار بتوانند بخوبی برنقاط مورد نظرتمرکز کرده وسوالات خود رابپرسند. بعد از ارائه روز اول مدیر تیم برگه های نظر سنجی را جمع آوری وبررسی میکند. کلیه اعضا بایستی این فرمها را تکیمل کرده باشند.در پایان روز دوم واتمام ارائه درجلسه ای مشترک نظرات و برداشتهای کلیه اعضا مطرح ومورد بررسی قرار می گیرد تادرنهایت گزارش نهایی درمورد نرم افزار ارائه شده تهیه گردد.
انتخاب تامین کننده نهایی
معمولا شرکتها در این مرحله قیمت وهزینه بسته نرم افزاری را به عنوان یک فاکتور اساسی در نظر میگیرند. سایر معیارهای این انتخاب می تواند به شرح زیر باشد :
خدمات پشتیانی تامین کننده نظری آموزش و پشتیبانی فنی سیستم
سهولت در اجرای سیستم
سازگاری با فرایند تجاری شرکت
قابلیت انعطاف بالاو دارای قابلیت تغییر
ریسکهای تکنولوژیکی
ارزش افزوده سیستم
مذاکرات نهایی برای عقد قرارداد ،کلیه مسائل مرتبط نظیر مباحث مالی و پرداختهای مربوطه، سخت افزار پشتیبانی فنی، مستندسازیها و نحوه اجرا و خدمات مرتبط به طور واضح مشخص شده و در قرارداد گنجانیده میشود.
اجرای آزمایشی درحقیقت کم هزینه ترین وبهترین بیمه ای است که می تواند موفقیت سازمان و تصمیم تصمیم گیرندگان نهایی را تضمین نماید. هدف از اجرای آزمایشی رقع ابهاماتی است که درمورد بسته نرم ا فزاری انتخاب شده وجوددارد تا بدین ترتیب در صورت نیاز بتوان با تجدید نظر در تصمیمات اتخاذ شده از هدررفتن زمان وسرمایه جلوگیری کرد.
درسال ۱۳۷۹ تحقیق با عنوان ” مدل سازی مفهومی برنامه ریزی منابع ساخت (MRP II – ERP) به وسیله زبان مدل سازی یکپارچه (UML) دردانشگاه تربیت مدرس انجام شده است . در این تحقیق یکی از دلایل اساسی شکست بسیاری از سیستم های MRP II ERP نبود یکپارچگی مناسب بین بخش های تولید ، بازاریابی ، مالی ، بودجه ، انبار ، خدمات پس از فروش و…در یک شرکت یا سازمان قلمداد شده است.مدل سازی نامناسب MRPII ERP در یکپارچه سازی داده های بخش های مختلف یک سازمان و درنتیجه تولید نرم افزارهای نامناسب برای پیاده سازی آن در سطح سازمان عمده ترین سوال و محرکی است که دراین تحقیق برای حل آن تلاش شده است. بنتیجه این مدل های نامناسب تولد نرم افزارها و بانک های اطلاعاتی ناکارآمد شده است. بنابراین هدف این تحقیق ارائه مدلی است که داده های اساسی و بنیانی سیستم را در خود دارد و ارتباط و یکپارچگی آنها را درکنارهم به نمایش درمی آورد. در این مطالعه زبان مدل سازی UML که آخرین دستاوردبشری در مبحث مدل سازی است به کارگرفته شده است. (ساعدی،۱۳۷۹).